Xây dựng kế hoạch chuyên môn có thể xem là một trong những nhân tố quyết định chất lượng dạy và học trong mỗi đơn vị trường học. Do vậy, để xây dựng được một kế hoạch chuyên môn đạt tính hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng của hiệu phó chuyên môn.
Chính tầm quan trọng như vậy, bên cạnh kế hoạch chuyên môn của cả năm học được xây dựng ngay từ đầu năm; hàng tháng, phó hiệu trưởng phụ trách chuyên môn còn cần phải lập kế hoạch hoạt động chuyên môn trong tháng đó và phải coi đây là khâu số một trong công tác quản lý của mình.

Bốn giai đoạn xây dựng một kế hoạch chuyên môn

Quá trình xây dựng kế hoạch công tác tháng được tiến hành qua bốn giai đoạn giống như là quy trình xây dựng kế hoạch năm học.

Kế hoạch chuyên môn hàng tháng phải được xây dựng theo một quy trình hợp lý, khoa học, bắt đầu từ khâu chuẩn bị, thu nhận, chế biến và xử lý thông tin. Bằng nhiều biện pháp khác nhau như: quan sát trực tiếp thông qua việc dự giờ dạy của giáo viên, tiếp cận tài liệu sổ sách, thực hiện chế độ thỉnh thị báo cáo thống kê của các bộ phận: tổ chuyên môn, thiết bị, thư viện; tiếp xúc với giáo viên đồng thời nghiên cứu kế hoạch năm học của trường, của phòng giáo dục và các văn bản chỉ thị mới nhất của cấp trên tính đến thời điểm lập kế hoạch tháng. Bên cạnh đó, đặc biệt chú ý xem xét kết quả thực hiện kế hoạch tháng trước, quan tâm đến những thiếu sót, những vấn đề tồn tại và nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan. Ngoài ra, cũng cần khảo sát các mặt khác có liên quan như tình hình cơ sở vật chất, tình hình an ninh trật tự trên địa bàn… Nhờ đó, thông tin được thu nhận một cách đầy đủ và chính xác về tất cả các mặt hoạt động của nhà trường trong tháng vừa qua. Nguồn thông tin này lại liên tục được cập nhật, bổ sung, điều chỉnh mỗi ngày cho đến thời điểm lập kế hoạch tháng sau.

Giai đoạn một (khâu chuẩn bị): cần thu nhận và xử lý thông tin một cách bài bản và kế hoạch. Đó là một đảm bảo cho kế hoạch công tác tháng tiếp theo được dự thảo bằng những nội dung cấp thiết, các chỉ tiêu thể hiện quyết tâm cao cùng những biện pháp sáng tạo phù hợp với khả năng, điều kiện cho phép của nhà trường. Chính ở đây, ta cũng thấy tính kế thừa và phát triển của nguyên tắc của kế hoạch hóa. Bởi kế hoạch tháng sau bao giờ cũng dựa trên cơ sở đạt được của tháng trước và phát triển ở mức độ cao hơn, hoàn thiện hơn.

Giai đoạn hai (dự thảo kế hoạch): rà soát lại tất cả những gì đã hoàn thành ở giai đoạn thu nhận, xử lý và chế biến thông tin. Kiểm tra lần cuối tất cả các quyết định đưa ra trong dự kiến. Phải cố gắng tập cho mình có cái nhìn bao quát, sự phân tích sâu sắc đồng thời học hỏi kinh nghiệm dày dạn trong quản lý của hiệu trưởng để viết bản kế hoạch tháng theo cấu trúc nội dung đã xác định từ trước. Trên cơ sở phân tích giữa yêu cầu và khả năng, điều kiện thực tế, phó hiệu trưởng dự kiến các nhiệm vụ cần phải thực hiện cùng với mức phấn đấu, chỉ tiêu và một số biện pháp quan trọng. Đồng thời, phó hiệu trưởng trao đổi, gợi ý với lực lượng cốt cán là các tổ trưởng chuyên môn để cùng suy nghĩ về một nhiệm vụ nan giải nào đó (nếu có). Kế hoạch tháng sẽ được hoàn chỉnh dần trong quá trình góp ý của tập thể liên tịch trong buổi họp liên tịch và sau đó là của các tổ trưởng chuyên môn trong buổi họp giáo vụ.

Giai đoạn ba (thông qua dự thảo): thông qua các thành viên trong ban giám hiệu, chủ tịch công đoàn, bí thư chi đoàn, tổng phụ trách Đội trong buổi họp liên tịch. Tiếp theo thông qua các tổ trưởng chuyên môn trong buổi họp giáo vụ gồm ban giám hiệu và các tổ trưởng chuyên môn. Cuối cùng là hiệu trưởng thông qua kế hoạch chuyên môn hàng tháng trong buổi họp hội đồng sư phạm vào đầu mỗi tháng. Trong các buổi họp nêu trên, rất cần một thái độ cầu thị, quan tâm đến ý kiến của mọi người, tiếp thu và chia sẻ, sẵn sàng giải thích hoặc điều chỉnh kế hoạch nếu góp ý đó là hợp lý.

Phó hiệu trưởng phải có tác phong làm việc khoa học (đánh máy và in ấn pho to dự thảo kế hoạch tháng, phát trước cho các thành viên trong liên tịch và họp giáo vụ để có thời gian nghiên cứu), tôn trọng ý kiến đóng góp của các thành viên trong nhà trường, góp phần phát huy tinh thần làm chủ tập thể của đơn vị. Nhờ đó, kế hoạch tháng càng tăng thêm tính đúng đắn và hiệu quả của nó.

Giai đoạn bốn (hoàn chỉnh): đây là quá trình tập hợp thông tin, sàng lọc ý kiến của quần chúng để đưa ra quyết định cuối cùng, biểu hiện tính quyết đoán, tập trung cao. Kế hoạch được hoàn chỉnh và công bố trong buổi họp các tổ chuyên môn. Trên cơ sở kế hoạch chuyên môn hàng tháng của nhà trường, các tổ, bộ phận công tác họp triển khai lập kế hoạch tháng của tổ, bộ phận mình.

Đây là giai đoạn thể hiện tính pháp lệnh của kế hoạch. Kế hoạch được duyệt là có tính chất bắt buộc, mọi người phải tuân thủ thực hiện.

Một kế hoạch phải vừa toàn diện, vừa cụ thể

Quá trình xây dựng kế hoạch chuyên môn hàng tháng, nhìn một cách tổng thể, không những cần thiết phải xây dựng theo một quy trình hợp lý, khoa học từ khâu chuẩn bị, thu nhận, chế biến, xử lý thông tin đến giai đoạn soạn thảo, xin ý kiến tập thể và cuối cùng là hoàn chỉnh, ban hành kế hoạch tháng đến các tổ, bộ phận công tác mà còn phải biết vận dụng có hiệu quả các nguyên tắc kế hoạch hóa.

Tính toàn diện, cân đối và có trọng tâm là những vấn đề cần được xem xét khi xây dựng kế hoạch. Bởi nhà trường là một hệ thống đa mục tiêu và nhiệm vụ, có liên quan chặt chẽ với nhau. Do đó, nội dung kế hoạch tháng cũng phải vừa toàn diện vừa cân đối, phản ánh cấu trúc hoạt động của nhà trường một cách nhịp nhàng, hoàn chỉnh. Trong hoạt động của nhà trường, ta thấy ngoài hoạt động chuyên môn còn có đầy đủ các hoạt động khác như giáo dục chính trị tư tưởng đạo đức lối sống, cơ sở vật chất, thiết bị, tài vụ, y tế, lao động hướng nghiệp, công tác đoàn thể… vì vậy khi xây dựng kế hoạch chuyên môn hàng tháng phải lưu ý tính thời điểm, thời gian sao cho đảm bảo mọi hoạt động trong nhà trường luôn được diễn ra một cách hài hòa và hiệu quả mặc dù sáng tác dạy và học bao giờ cũng là nhiệm vụ trọng tâm. Ví dụ như tháng 11 hàng năm là một trong những tháng cao điểm với nhiều phong trào kỷ niệm Ngày Nhà giáo Việt Nam vì vậy trong kế hoạch thì số lượng giáo viên thuộc diện thanh tra phải ít hơn những tháng khác vì cả ban giám hiệu, giáo viên lẫn học sinh còn phải tham gia hưởng ứng rất nhiều các phong trào, tất cả đều phải chia sẻ thời gian và sức lực cho khối lượng công việc có thể là gấp đôi so với một tháng bình thường. Chi tiết hơn, trong bốn tuần của tháng 11, nên sắp xếp dự giờ vào tuần một, hai hoặc sau ngày 20-11.

Kế hoạch nhất thiết phải thể hiện ý chí vươn lên, tinh thần phấn đấu của tập thể sư phạm nhà trường mà vẫn đảm bảo tính khả thi, có tác dụng chỉ đạo hành động đem lại hiệu quả vì kế hoạch được xây dựng xuất phát từ nhu cầu thực tế, phù hợp với khả năng của đơn vị.

Bên cạnh đó, kế hoạch dù tốt đến đâu cũng không thể dự phòng cho tất cả các tình huống xảy ra trong thực tế cho nên chúng ta cần đồng thời thực hiện chức năng điều chỉnh kịp thời trong kế hoạch tháng cho phù hợp với tình hình mới với tinh thần “quản lý bằng kế hoạch chứ không để kế hoạch quản lý” bằng cách lên kế hoạch tuần vào cuối mỗi tuần.

Cấu trúc nội dung của kế hoạch tháng là: mỗi nhiệm vụ cần triển khai theo hướng: nội dung, yêu cầu, biện pháp. Có như vậy, tính pháp lệnh của nguyên tắc kế hoạch hóa mới được thực hiện một cách triệt để. Kế hoạch tháng cũng cần nêu đặc điểm tình hình của tháng trước bao gồm thuận lợi, khó khăn trên cơ sở sơ kết công tác tháng trước làm nền tảng cho việc hoạch định nhiệm vụ của tháng sau, góp phần đưa mọi hoạt động của nhà trường ngày càng đi vào nền nếp, có chất lượng hơn.

Khi xây dựng kế hoạch đảm bảo đúng quy trình và vận dụng có hiệu quả các nguyên tắc kế hoạch hóa. Phải nghiêm túc trong khi xây dựng kế hoạch tháng cũng như kế hoạch năm học vì đó là “chức năng quan trọng nhất của việc lãnh đạo” (Ko-da-kốp). Trong quản lý luôn luôn phải có kế hoạch, dù là việc nhỏ. Vì nhờ có kế hoạch, những chương trình hành động của nhà trường được tính toán chu đáo, lựa chọn kỹ càng phương án tối ưu. Cấp quản lý nào cũng dễ dàng kiểm tra thuộc cấp của mình vì đã có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, quy định rạch ròi thời gian hoàn thành công việc, giúp người lao động làm việc đạt hiệu quả cao nhất mà vẫn không cảm thấy gò bó, áp đặt hay bị động.

Phải có phong cách làm việc khoa học, nghiêm túc, trung thực, khách quan, cầu thị nhưng cũng đầy bản lĩnh và quyết đoán để có thể thu nhận tối đa lượng thông tin cần thiết cho việc xây dựng kế hoạch cũng như điều chỉnh, thay đổi theo tình hình thực tế của nhà trường.

Hà Thị Nhung - Báo Giáo Dục