Trích ghi các ý kiến của Cô Đỗ Thị Thanh Thiên, Hiệu trưởng Trường THPT Dân lập Ngôi Sao (TP.HCM) về kinh nghiệm triển khai ứng dụng email miễn phí trên nền Gmail.

- - -

Tháng 12/2007, Cục CNTT thuộc Bộ Giáo dục - Đào tạo (GD-ĐT) hướng dẫn trường Ngôi Sao thí điểm lập email miễn phí trên nền Google. Ngay sau đó, trường đã triển khai cấp khoảng 900 địa chỉ email cho 100% học sinh (HS) và giáo viên (GV).

Nếu trường có tên miền riêng, thì Gmail cho phép chuyển đuôi mail theo tên miền của trường. Ví dụ: trường Ngôi Sao có website riêng www.ngoisao.edu.vn thì GV, HS sẽ có mail với đuôi là @ngoisao.edu.vn.

Email dựa trên mã số

Việc cấp địa chỉ email phải dựa vào mã số (MS). MS này phải là duy nhất. Một HS, hoặc GV, từ lúc vào đến lúc ra trường chỉ có duy nhất một MS và không tồn tại hai người giống MS nhau. Trong địa chỉ, nên có tên người (của HS hoặc GV) sẽ gợi nhớ và gần gũi hơn. Ví dụ: một GV trường Ngôi Sao có MS gv0713, địa chỉ email là Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. .

Hiện MS chúng tôi thiết lập cho nhận biết năm HS (hoặc GV) bắt đầu vào học (hoặc làm việc tại trường). Cũng cần hướng dẫn kỹ cho GV cách chuyển từ danh sách tên HS trong bảng Excel sang danh sách địa chỉ email, rồi tổ chức thành nhóm, lưu vào danh bạ hộp email cá nhân của GV. Sau này, khi cần gửi gửi email có cùng nội dung cho tất cả HS trong lớp, GV sẽ chỉ cần gửi một lần, rất nhanh.

Chúng tôi cũng tập cho HS, GV quen dùng MS của mình. Mọi công tác trong trường, nếu có liên quan đến HS hoặc GV đó, đều được nhận danh qua MS. Nhất là các khóa học trên mạng của trường, diễn đàn trao đổi, các CLB học tập, CLB tổ bộ môn của trường, thông tin kết quả học tập trên web của trường, thẻ thư viện, v.v...đều phải truy cập bằng MS.

Sau khi quen với việc có MS đại diện cho mình, GV và HS sẽ tiến tới làm quen với việc có địa chỉ email thay mình để liên lạc, trao nhận thông tin.

Học sinh được học Internet từ lớp 6 nên hầu hết đều có hộp email riêng và sử dụng thông thạo. Ban đầu, các em không thích email trường cấp vì tên email khô khan, không thể hiện phong cách riêng. Nhà trường mở diễn đàn trên mạng cho HS sinh hoạt như Diễn đàn chung của trường (chế độ online, chủ đề đa dạng lôi kéo các đối tượng HS khác nhau), Diễn đàn riêng của lớp, các CLB bộ môn, CLB làm quen, Diễn đàn của HS nội trú,... Từ đó, HS tự hình thành các nhóm quen và thân nhau ngoài đời. Khởi đầu liên hệ, phải qua tên thành viên thể hiện trong Diễn đàn - chính là mã số HS và email trường cấp. HS sẽ thấy dùng MS và email trường cấp thì quen được nhiều bạn trong trường hơn và nhiều người biết đến mình hơn.

Những thông tin thiết thực đối với HS, trường sẽ gửi email đến giáo viên chủ nhiệm (GVCN), và GVCN gửi chuyển tiếp cho tất cả HS lớp mình phụ trách. Năm học vừa qua, HS và GV khối 12 đều nhận được hầu hết các thông tin tuyển sinh quan trọng qua email từ Bộ GD-ĐT gửi trực tiếp.

Trang đầu Sổ liên lạc của HS, chúng tôi cung cấp toàn bộ email của Ban giám hiệu, GVCN, giáo viên bộ môn (GVBM). Biết email của thầy cô, HS có thể gửi email hỏi bài, hoặc chia sẻ tâm tư, nguyện vọng. Phụ huynh HS biết địa chỉ email của GV và BGH nên có thể gửi email trao đổi về tình hình dạy dỗ. HS và PHHS còn gửi email trực tiếp cho BGH nêu phản ánh, góp ý, thắc mắc, ...

Khác với HS, nhiều GV chưa từng dùng email dù trước đó đã thành thạo việc lên mạng tìm tài nguyên giảng dạy. Do vậy, GV cần được hướng dẫn cụ thể cách quản lý và sử dụng hộp email cá nhân.

Với một số GV còn gặp khó khăn về thiết bị, chưa có máy tính hoặc nhà chưa nối Internet, chúng tôi tạo điều kiện cho họ dùng máy tính có nối mạng tại trường. Tuy nhiên, đưa được GV đến với email vẫn tốn nhiều thời gian và nỗ lực hơn là với HS. Không phải vì GV không biết cách sử dụng, mà vì chưa có thói quen và nhu cầu cập nhật thông tin thường xuyên. GV còn quan niệm rằng email chỉ là thư từ liên lạc, bàn luận giữa hai người hơn là công cụ trao đổi thông tin. Nói nôm na, nhà trường phải vừa tập, vừa "ép buộc" GV dùng email cho đến lúc họ tự thấy email có lợi cho bản thân và dùng nó một cách tự nguyện.

Chúng tôi cân nhắc thông tin nào hoàn toàn chỉ cần chuyển qua email, thông tin nào nên vừa chuyển bằng email vừa bằng văn bản, thông tin nào bắt buộc dùng văn bản, không nên chuyển qua email để tránh phát tán không cần thiết. Ngoài thời khóa biểu dán tại phòng GV, trường còn email cho từng GV để tiện tra cứu. GV email đề thi cho trường để lưu trữ, nhưng vẫn phải in ra cho tổ trưởng duyệt và ký xác nhận rồi nộp bản giấy để nhà trường in đề chính xác cho HS...

Trên thực tế, nếu dàn hàng ngang triển khai email và lôi kéo tất cả GV, HS trong trường phổ thông dùng email, sẽ thấy không dễ, và không thể nóng vội.

Tôi thấy mình thật hạnh phúc khi nghe cô nhân viên ở quầy photocopy bảo: "Em mới tậu hộp email để nhận email của thầy cô trường mình. Ban ngày thầy cô lu bu, nhiều lúc khuya mới soạn xong tài liệu hay bài tập cho HS. Thầy cô email cho em, sáng em dậy sớm in ra và photocopy trước, tới tiết một tất cả đã sẵn sàng...".

Và một ngày, tôi nhận từ Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. : "Em là Lý Thái Cường nè cô, em đậu ĐH Khoa học Tự nhiên rồi!"....

Nhìn lại, phải nói là ban đầu, với khả năng kỹ thuật và điều kiện tài chính của một trường trung học, dù hiểu rất rõ là cần thiết nhưng tính toán tới lui mấy lần, chúng tôi vẫn chưa dám tự lập cho mình hệ thống email nội bộ. Nay, sau khi được cấp trên hướng dẫn và làm được thành công, trường mừng như bắt được vàng!

Đỗ Thị Thanh Thiên - Hiệu trưởng Trường THPT Dân lập Ngôi Sao
Theo Echip